पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे ?

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इस आर्टिकल में हम पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे को विस्तार से जानेगे। इसलिए इस आर्टिकल को अंत तक जरूर पढ़े। इस लेख के माध्यम से आप और भी आसानी और अच्छे से इसके उपयोग को समझ सकते है। तो आइये जानते है पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे ?

पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे ?

अन्य सभी प्रोग्रामों की तरह पावर पॉइंट को भी आप उसके आइकॉन (Icon) को डबल क्लिक करके प्रारम्भ कर सकते है, यदि वह आपके डेस्क टॉप पर हो। यदि आपके डेस्क टॉप पर एमएस-ऑफिस का शॉर्टकट बार है, तो उसमें पावर पॉइंट बटन को क्लिक करके भी यह प्रोग्राम प्रारम्भ कर सकते है। एक तरीका Start मेन्यू से Programs या एमएस-ऑफिस के मेन्यू में जाकर पावर पॉइंट प्रारम्भ करने का भी है। जो भी आपको सुविधाजनक लगती हो, उसी विधि का उपयोग कीजिए। 

पावर पॉइंट प्रोग्राम प्रारम्भ करने पर यदि आपको कोई टिप (Tip) दिखायी जाती है तो उससे बाहर निकलने के लिए OK बटन क्लिक कीजिए। इससे बाहर निकलते ही या बिना टिप दिखाये ही आपकी स्क्रीन पर पावर पॉइंट प्रोग्राम की मुख्य विंडो आ जाएगी और उसमें पावर पॉइंट का मुख्य डायलॉग बॉक्स की तरह दिखाई देगा। 

इस डायलॉग बॉक्स से या तो आप एक नया प्रस्तुतीकरण तैयार कर सकते है या किसी पुराने प्रस्तुतीकरण की खोल सकते है। इसमें दिए गए विकल्प Auto Content Wizard की सहायता से आप अपना प्रस्तुतीकरण जल्दी और आसानी से बना सकते है। इसके लिए पहला रेडियो बटन सेट कीजिए और OK बटन को क्लिक कीजिए। इससे यह प्रोग्राम प्रारम्भ हो जाएगा। वैसे इसे File मेन्यू का New आदेश देकर उसके डायलॉग बॉक्स में Presentation टैब शीट में Auto Content Wizard विकल्प चुनकर OK को क्लिक करके भी प्रारम्भ किया जा सकता है। 

ऑटो कॉन्टेन्ट विज़ार्ड (Auto Content Wizard):-

यह एक ऐसा प्रोग्राम है जो अपने प्रस्तुतीकरण की सामग्री तय करने में आपकी मदद करता है। यह आपसे कई प्रश्न पूछता है और उनके उत्तरों के आधार पर पहले से परिभाषित टेम्पलेटों का उपयोग करके आपके लिए स्लाइडें तैयार करता है। 

इस डायलॉग बॉक्स के बाएं भाग में एक छोटा सा फ्लोचार्ट है, जिससे पता चलता है कि यह प्रोग्राम कई डायलॉग बॉक्सों के माध्यम से आपसे अपने प्रस्तुतीकरण के बारे में कई जानकारियां प्राप्त करता है, जैसे प्रस्तुतीकरण का प्रकार (Presentation Type), प्रस्तुतीकरण की विधि (Presentation Style) तथा प्रस्तुतीकरण के विकल्प आदि। इन जानकारियों के आधार पर ही आपका प्रस्तुतीकरण तैयार करने में आवश्यक सहायता की जाती है। प्रत्येक बार अगले डायलॉग बॉक्स पर आने के लिए Next> बटन को कीजिए और यदि पिछले डायलॉग बॉक्स पर जाना चाहें तो <Back> बटन को क्लिक करना चाहिए। Next>बटन को क्लिक करने पर आपको अगला डायलॉग बॉक्स की तरह प्राप्त होगा। 

पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे ?

इसमें विभिन्न प्रकार के प्रस्तुतीकरणों को कई श्रेणियों में बाँट कर दिखाया जाता है। आप जिस श्रेणी का प्रस्तुतीकरण तैयार करना चाहते है, उस श्रेणी के पुश बटन को क्लिक कीजिए। इससे उस श्रेणी के प्रस्तुतीकरणों  की एक सूची दायीं ओर के लिस्ट बॉक्स में दिखायी जाएगी। आप इनमें से अपनी पसंद कर प्रकार चुन सकते है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी छोटी-मोटी ट्रेनिंग के लिए एक प्रस्तुतीकरण तैयार करना चाहते है, तो General श्रेणी का Generic विकल्प चुन लीजिए। अपना चुनाव करके Next बटन को क्लिक कीजिए। 

इसके बाद तीसरा डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा, जिसमें प्रस्तुतीकरण की स्टाइल के बारे में पूछा जाएगा। इसमें 5 विकल्प बटन अथवा रेडियो बटन है। यदि आप अपने कंप्यूटर की स्क्रीन पर ही प्रस्तुतीकरण करना चाहते है, तो आपको पहला रेडियो बटन On-Screen Presentation क्लिक करके चुनना चाहिए। 

उचित विकल्प चुनकर Next बटन क्लिक करने पर ऑटो कॉन्टेन्ट विज़ार्ड का चौथा डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। 

पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे ?
पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे ?

इस डायलॉग बॉक्स में आप प्रस्तुतीकरण का शीर्षक (Title) तथा प्रत्येक स्टाइल में शामिल होने वाली अन्य सूचनाएँ, जैसे फुटर (Footer), सुधारने की तिथि तथा स्टाइल नंबर डालने का विकल्प भर सकते है। इन्हें भरकर Next> बटन क्लिक करने पर आपकी स्क्रीन पर ऑटो कॉन्टेन्ट विज़ार्ड का अंतिम डायलॉग बॉक्स दिखाया जाएगा, जिसमें Finish बटन को क्लिक करने पर आप ऑटो कॉन्टेन्ट विज़ार्ड प्रोग्राम द्वारा तैयार किया गया प्रस्तुतीकरण पावर पॉइंट की विंडो में देख सकते है। 

यदि आप आउट लाइन व्यू में नहीं है, तो उचित बटन को क्लिक करके इस व्यू को ओपन कीजिए। इसमें दाएं भाग में स्लाइड मिनिएचर (Slide Miniature) की विंडो भी दिखाई जाती है, जिसमें प्रत्येक स्लाइड का रंग आदि छोटे रूप में देखा जा सकता है। 

प्रस्तुतीकरण को सुधारना (Editing the Presentation):-

ऑटो कॉन्टेन्ट विज़ार्ड प्रोग्राम द्वारा जो प्रस्तुतीकरण बनाया जाता है, वह आपके द्वारा दिए गए उत्तरों के आधार पर पहले से निर्धारित या भरे हुए नमूनों के अनुसार तैयार किया जाता है। आप इसमें अपनी आवश्यकतानुसार सुधार कर सकते है। यह कार्य करने के लिए आउट लाइन व्यू सर्वश्रेष्ठ है। इसमें किसी भी टेक्स्ट को एमएस-वर्ड की तरह सामान्य तकनीकों द्वारा सरलता से सुधार या हटा सकते है अर्थात सम्पादित कर सकते है। इसमें नया टेक्स्ट या नयी स्लाइडें भी जोड़ी जा  सकती है। 

किसी लाइन को या उसके किसी भाग को सम्पादित करने के लिए उसे माउस पॉइंटर से ड्रैग (Drag) करके चुन लीजिए या डबल क्लिक कीजिए और चुन लेने पर उस पर इच्छानुसार क्रियाएँ कीजिए। 

डिज़ाइन टैम्प्लेटों का उपयोग (Using Design Templates):-

वैसे तो आप अपने प्रस्तुतीकरण की बैक ग्राउण्ड, टाइप स्टाइल तथा अन्य डिज़ाइनें स्वयं बदल सकते है, परन्तु जब आप सभी स्लाइडों का रूप एक साथ बदलना चाहते है और एक जैसा रखना चाहते है, तो मास्टर स्टाइल बदलना सबसे अच्छा है। आप डिज़ाइन टैम्प्लेट किसी भी समय बदल सकते है और अपना प्रस्तुतीकरण अलग-अलग रूपों में देख सकते है ताकि आप उनमें से सबसे अच्छा लगने वाला रूप चुन सकें। 

प्रस्तुतीकरण की डिज़ाइन टैम्प्लेट बदलने के लिए या चुनने के लिए अग्रलिखित क्रियाएँ है :-

  1. अपना प्रस्तुतीकरण खोलिए। 
  2. Format मेन्यू में Apply Design Template आदेश दीजिए। जिससे स्क्रीन पर अप्लाई डिज़ाइन टैम्प्लेट का डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। इस डायलॉग बॉक्स में Presentation Designs फोल्डर को खोलिए, यदि वह पहले ही खुला न हो। 
  3. इस डायलॉग बॉक्स के बाएं भाग में डिज़ाइन टैम्प्लेटों के नाम तथा दाएं भाग में उनका नमूना दिखाया जाता है। आप स्क्रॉल करते हुए सभी नमूनों को देख  सकते है। जो भी डिज़ाइन पसंद आए उस पर रूप जाइए और Apply बटन को क्लिक कीजिए। 
  4. ऐसा करते ही आप अपने प्रस्तुतीकरण में लौट आएंगे और देखेंगे कि आपकी सभी स्लाइडों की डिज़ाइन बदल कर आपके द्वारा चुनी हुई डिज़ाइन जैसी हो जाएगी। 

यह भी हो सकता है कि नयी डिज़ाइन लागू करने में आपकी कुछ स्लाइडों का रूप बिगड़ गया हो, जैसे शीर्षक छोटे-बड़े हो गए हो या चित्र मैटर के ऊपर हो गया हो। इससे बचने के लिए आपको प्रत्येक स्लाइड को बड़े आकार में अर्थात स्लाइड व्यू में ध्यान से देखना चाहिए और जहां आवश्यक लगे सुधार कर लेना चाहिए। 

मास्टर बनाना (Creating Masters):- 

यदि आप अपने प्रस्तुतीकरण के लिए अपनी डिज़ाइन बनाना चाहते है, तो यह कार्य मास्टरों के द्वारा सरलता से किया जा सकता है। किसी मास्टर में बैक ग्राउण्ड, लोगो (Logo), फॉण्ट, रंग-योजना, समय तथा तिथि, पृष्ठ संख्याओं आदि तत्य शामिल होते है। प्रत्येक प्रस्तुतीकरण में अग्रलिखित के लिए अलग-अलग मास्टर होता है:-

  • स्लाइड 
  • टाइटल 
  • हैंडआउट 
  • वक्ता के नोट्स 

पावर पॉइंट में बहुत से पहले बने हुए मास्टर उपलब्ध है, जो डिज़ाइन टैम्प्लेटों में स्टोर किए गए है। कोई डिज़ाइन टैम्प्लेट चुनते है, तो उस के अनुसार प्रस्तुतीकरण के सभी मास्टर बदल जाते है। आप चाहे तो इनमें अपनी आवश्यकता के अनुसार सुधार भी कर सकते है। 

आप मास्टरों में जो भी सुधार करते है, वे आपके प्रस्तुतीकरण की सभी स्लाइडों या पृष्ठों पर लागू होते है। लेकिन यदि आप चाहे तो किसी विशेष स्लाइड या पृष्ठ को मास्टर के प्रभाव से बचाकर रख सकते है। पावर पॉइंट इस बात को तब भी याद रखता है, जब आप मास्टर बदल देते है। 

पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे
पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे

मास्टर  स्लाइड में परिवर्तन करने के लिए निम्नलिखित क्रियाएँ कीजिए। 

  1. अपना प्रस्तुतीकरण खोलिए। 
  2. View मेन्यू में Master आदेश के मेन्यू में Slide Master आदेश दीजिए। 
  3. इस स्लाइड मास्टर में कई तत्व है। आप जिस तत्व करना चाहते है, उसे क्लिक कीजिए और एमएस-ऑफिस की तकनीकों का प्रयोग करके उसकी स्टाइल, फॉण्ट, रंग, आकार आदि में परिवर्तन कीजिए। 
  4. किसी तत्व को दूसरे स्थान  लगाने के लिए उसे माउस पॉइंटर से पकड़कर खींच ले जाइये और उचित स्थान पर लगा दीजिए। 
  5. किसी तत्व का आकार बदलने के लिए उसे क्लिक करके उसके काले हैंडिलो को माउस पॉइंटर द्वारा पकड़कर खींचते हुए उचित स्थान पर सेट कर दीजिए। जैसा किसी चित्र आदि के साथ किया जाता है। 
  6. आप चाहे तो मास्टर स्लाइड में कोई चित्र, जैसे लोगो भी जोड़ सकते है। यह चित्र प्रस्तुतीकरण की सभी स्लाइडों पर दिखायी पड़ेगा। 
  7. सभी आवश्यक परिवर्तन करने के बाद व्यू बदलकर स्लाइड व्यू ओपन कीजिए और एक-एक करके सभी स्लाइडों को देखिये, ताकि किसी स्लाइड का रूप बिगड़ न गया हो। जहां आवश्यक लगे सुधार कीजिए। 

इस प्रकार आप अपने प्रस्तुतीकरण के लिए सुंदर मास्टर स्लाइड तैयार कर सकते है। 

नयी स्लाइड जोड़ना (Adding Slides):-

आप आउटलाइन व्यू, स्लाइड व्यू या स्लाइड सॉर्टर व्यू में रहते हुए नयी स्लाइडें जोड़ सकते है। नयी स्लाइडें हमेशा वर्तमान स्लाइड के ठीक बाद जोड़ी जाती है। इसको स्लाइड सॉर्टर व्यू में अधिक सरलता से देखा जा सकता है, लेकिन तीनों व्यू में प्रक्रिया एक ही है, जो कि निम्नलिखित प्रकार से है :-

पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे
पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे
  1. आउटलाइन व्यू या स्लाइड व्यू या स्लाइड सॉर्टर व्यू में आइये। 
  2. जहां आप नयी स्लाइड जोड़ना चाहते है, उससे ठीक पहले ही स्लाइड को क्लिक करके उसे  वर्तमान स्लाइड बनाइये।
  3. Insert मेन्यू में New Slide आदेश दीजिए या स्टैण्डर्ड टूल बार में Insert New Slide बटन क्लिक कीजिए। 
  4. यदि आप आउटलाइन व्यू में है तो पावर पॉइंट वर्तमान स्लाइड के लेआउट के आधार पर ही नयी स्लाइड जोड़ लेता है। यदि आप स्लाइड या स्लाइड सॉर्टर व्यू में है, तो New Slide का डायलॉग बॉक्स दिया जाता है, जिसमें आप एक लेआउट चुनकर OK बटन को क्लिक करते है, जिससे चुने हुए लेआउट के अनुसार एक नयी स्लाइड जोड़ दी जाती है। 
  5. यदि आप स्लाइड व्यू या स्लाइड सॉर्टर व्यू में है, तो स्क्रीन पर आपके द्वारा चुने गए लेआउट के अनुसार एक खाली स्लाइड दिखायी जाती है। इसके विभिन्न भागों को क्लिक करके आप उनमें कोई भी सामग्री टेक्स्ट, चित्र आदि भर सकते है। उदाहरण के लिए, यदि आपने डायलॉग बॉक्स में तीसरी पंक्ति का पहला लेआउट चुना है, जिसमें बायीं ओर बुलेट लिस्ट के साथ दायीं ओर एक चित्र है, तो खाली स्लाइड ओपन हो जाएगी। 

स्लाइड का लेआउट बदलना (Changing Slide Layout):-

यदि आप अपनी किसी स्लाइड का लेआउट बदलना चाहते है, तो स्लाइड या स्लाइड सॉर्टर व्यू में उस स्लाइड को चुनकर Format मेन्यू में Slide Layout आदेश दीजिए। इससे आपको स्लाइड लेआउट का डायलॉग बॉक्स प्राप्त होगा, और New Slide डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। इससे आपकी स्लाइड का लेआउट चुने हुए नए लेआउट के अनुसार बदल जाएगा। 

स्लाइड हटाना (Deleting Slides):-

अपने प्रस्तुतीकरण से किसी स्लाइड को हटाने के लिए किसी भी व्यू में उसे चुन लीजिए और Edit मेन्यू का Delete Slide आदेश दीजिए। इससे वह स्लाइड गायब हो जाएगी। 

यहां सावधानी रखने की आवश्यकता है, क्योकि पावर पॉइंट स्लाइड हटाने की पुष्टि नहीं करता। अंत: एक बार हटायी गयी स्लाइड Undo द्वारा तभी प्राप्त की जा सकती है।  

पावर पॉइंट में टेक्स्ट पर कार्य (Working with Text in Powerpoint):

यो तो पावर पॉइंट स्वत: ही आपके प्रस्तुतीकरण के टेक्स्ट को अच्छी तरह लगा देता है, लेकिन यदि आप अपने प्रस्तुतीकरण को और अधिक सुन्दर तथा बाकी से अलग बनाना चाहते है, तो पावर पॉइंट की अनेक विशेषताओं का लाभ उठाकर वैसा कर सकते है। यहां हम कुछ मुख्य-मुख्य क्रियाओं के बारे में बताएंगे। 

टेक्स्ट सुधारना तथा सरकाना (Editing and Moving Text):

पावर पॉइंट में टेक्स्ट पर कार्य करना एमएस-वर्ड से बहुत मिलता जुलता है। आप आउटलाइन व्यू, स्लाइड व्यू या सामान्य व्यू में रहते हुए टेक्स्ट पर कार्य कर सकते है। पावर पॉइंट में टेक्स्ट को टाइटल ऑब्जेक्ट्स (Title objects) तथा बॉडी ऑब्जेक्ट्स (Body Objects) में रखा जाता है। ये स्लाइडों पर आयताकार क्षेत्रों के नाम है, जो न छापी जाने वाली रेखाओं से घिरे होते है। टेक्स्ट को बदलने, हटाने, जोड़ने या सरकाने के लिए सबसे पहले आप उस क्षेत्र या ऑब्जेक्ट को चुनते है, जिस पर कोई क्रिया करनी है। 

यदि आप बीच में कोई टेक्स्ट डालना चाहते है, तो माउस पॉइंटर द्वारा या तीर के चिन्ह वाले बटनों का प्रयोग करके कर्सर को वहां ले जाइये जहां टेक्स्ट डालना है और टाइप करना प्रारम्भ कर दीजिए। नये टेक्स्ट के लिए स्थान बनाने के लिए इस स्थान से आगे का टेक्स्ट आगे सरका दिया जाएगा। लेकिन ध्यान रखने की बात यह है कि पावर पॉइंट एक स्लाइड भर जाने पर बचा हुआ टेक्स्ट दूसरी या नई स्लाइड में नहीं ले जाता। इसके लिए या तो आपको टेक्स्ट का फॉण्ट या उसका आकार बदलना होगा या फिर एक नयी स्लाइड जोड़नी पड़ेगी। 

आपको यह भी सावधानी रखनी होगी कि किसी स्लाइड पर ज्यादा टेक्स्ट सामग्री न हो, क्योंकि भले ही आप उसका आकार घटा कर एक स्लाइड पर फिट कर सकते है, लेकिन अक्षर बहुत छोटे या पास-पास हो जाने पर श्रोताओं को उसे पढ़ने में कठिनाई होगी। 

नयी बुलेट लाइन डालने के लिए कर्सर को वहां ले जाइये, जहां नयी पंक्ति जोडनी है और एंटर (Enter) दबाइये। पावर पॉइंट वहां एक बुलेट डाल देगा, जिसके आगे आप टेक्स्ट टाइप कर सकते है। 

कोई टेक्स्ट हटाने के लिए उसे चुन लीजिए और Delete कुंजी दबाइये। इससे चुना हुआ हुआ टेक्स्ट गायब हो जाएगा और उसके आगे का टेक्स्ट सरक कर ऊपर आ जाएगा। इसी प्रकार आप किसी बुलेट आइटम को भी हटा सकते है। टेक्स्ट या बुलेट हटाने के लिए आप Edit मेन्यू के Cut आदेश या फॉर्मेटिंग टूल बार के Cut बटन का प्रयोग भी कर सकते है। 

टेक्स्ट सरकाने की तकनीक इस बात पर निर्भर करती है कि आप कितना टेक्स्ट कहाँ ले जाना चाहते है। यदि आपको एक साथ बहुत सा टेक्स्ट सरकाना हो, तो आउटलाइन व्यू में कार्य करना अच्छा रहेगा। इसके बारे में इसी अध्याय में आगे बताया गया है। लेकिन छोटे-मोटे परिवर्तनों के लिए आप स्लाइड व्यू में भी कार्य कर सकते है। इसके लिए उस टेक्स्ट को चुनकर नये स्थान तक उसी तरह खींच ले जाइये, जैसे आप एमएस-वॉर्ड में करते है। 

कोई टेक्स्ट एक स्लाइड से दूसरी स्लाइड में ले जाने के लिए स्लाइड व्यू में उसे चुनकर Cut (CTRL-X) आदेश दीजिए। अब दूसरी स्लाइड में जाकर कर्सर बिन्दु सही स्थान पर ले जाकर Paste (CTRL-V) आदेश दीजिए। इससे टेक्स्ट पुरानी जगह से हटकर नयी जगह आ जाएगा। 

आउटलाइन व्यू में कार्य करना (Working in Outline View):

अपने प्रस्तुतीकरण के टेक्स्ट को अच्छी प्रकार से लगने या संगठित करने के लिए आउटलाइन व्यू सबसे अच्छा स्थान है। 

पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे
आउटलाइन व्यू में कार्य करना

इस व्यू में स्क्रीन के बाएं किनारे पर कई बटन बने होते है, जिनके प्रयोग करके हम अपनी टेक्स्ट सामग्री को अच्छी तरह सेट कर सकते है। इस टूल बॉक्स को आउटलाइन टूल बार कहते है। जब भी आप इनमें से किसी टूल पर माउस पॉइंटर लाते है, उसका नाम उभर आता है। इन टूलों या बटनों के नाम क्रमश: निम्नलिखित है-

  1. स्तर बढ़ाना (Promote)
  2. स्तर घटाना (Demote)
  3. ऊपर ले जाना (Move Up)
  4. नीचे लाना (Move Down)
  5. सिमटाना (Collapse)
  6. फैलाना (Expand)
  7. सबको सिमटाना (Collapse All)
  8. सबको फैलाना (Expand All)
  9. सारांश स्लाइड (Summary Slide)
  10. फॉर्मेटिंग दिखाना (Show Formatting)

इस व्यू में या तो आप सारा टेक्स्ट देख सकते है या फिर केवल शीर्षक देख सकते है। किसी स्लाइड के टेक्स्ट को ऊपर-नीचे खींच ले जाकर आप स्लाइडों को नए क्रम में लगा सकते है। साथ ही आप टेक्स्ट को एक ही स्लाइड में इधर उधर अथवा एक स्लाइड से दूसरी स्लाइड में सरलता से ले जा सकते है। 

आउटलाइन व्यू में दिखायी गयी सामग्री की मात्रा कम या अधिक करने के लिए बायीं ओर बने बटनों में से क्रमश: Collapse तथा Expand बटनों का प्रयोग किया जाता है। यदि आप सभी स्लाइडों के केवल शीर्षक (Title) देखना चाहते है तो Collapse All बटन क्लिक कीजिए। ऐसा करते ही आपके प्रस्तुतीकरण की सभी स्लाइडों के केवल शीर्षक नज़र आने लगेंगे और शेष टेक्स्ट छिप जाएगा। 

समस्त टेक्स्ट को फिर से देखने के लिए Expand All बटन को क्लिक कीजिए। 

केवल चुनी हुई स्लाइडों की सामग्री को छिपाने अथवा देखने के लिए Collapse तथा Expand बटनों का प्रयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि आप स्लाइड संख्या 3 की समस्त सामग्री देखना चाहते है, तो पहले इसकी शीर्षक लाइन को चुन लीजिए। फिर Expand बटन क्लिक कीजिए। ऐसा करते ही उस स्लाइड की समस्त सामग्री की दिखायी पड़ते लगेगी। 

इस सामग्री को फिर से पहले रूप में लाने के लिए Collapse बटन क्लिक कीजिए। 

आउटलाइन व्यू में आप अपनी सामग्री को सरलता से बहुस्तरीय सूची (Multi-level lists) के रूप में व्यवस्थित कर सकते है।

ऐसी सूचियां तैयार करने के लिए पहले एक सामान्य बुलेट लिस्ट तैयार कीजिए। अब जिस आइटम या आइटमों का स्तर (level) घटाना हो उन्हें चुन लीजिए और बायीं ओर बने बटनों में से Demote बटन को क्लिक कीजिए। ऐसा करते ही चुने हुए आइटमों का स्तर कम हो जाएगा और उनका बुलेट चिन्ह भी बदल जाएगा। इसी तरह Promote बटन का उपयोग चुने हुए आइटमों का स्तर बढ़ाने के लिए किया जाता है। 

आउटलाइन व्यू में बायीं ओर बने सबसे नीचे के बटन Show/Hide Formatting का प्रयोग सामग्री की फॉर्मेटिंग दिखाने या छिपाने के लिए किया जाता है। अगर यह बटन उठा हुआ है तो समस्त सामग्री सामान्य टेक्स्ट के रूप में बिना फॉर्मेटिंग के दिखाई देगी। फॉर्मेटिंग फिर से देखने के लिए इस बटन को फिर से क्लिक करके दबा दीजिए। 

आउटलाइन व्यू के शेष 2 बटनों Move Up तथा Move Down का प्रयोग चुनी हुई पंक्तियों को क्रमश: ऊपर और नीचे ले जाने के लिए किया जाता है। 

स्पेलिंग चेक करना (Spell-Checking):-

पावर पॉइंट की स्पेलिंग चेक करने की सुविधा एमएस-वर्ड तथा एमएस-एक्सेल से काफी मिलती जुलती है, हालांकि उनमें अंतर भी है। सबसे बड़ा अंतर तो यह है कि पावर पॉइंट में आप केवल चुने हुए टेक्स्ट की स्पेलिंग जॉंच करता है। लेकिन चित्रों पर डाले गए शब्दों की जॉंच नहीं की जाती। 

आप आउटलाइन या स्लाइड व्यू में रहते हुए स्पेलिंग चेक करा सकते है। इस प्रोग्राम को प्रारम्भ करने के लिए या तो F7 दबाइये या स्टैण्डर्ड टूल बार में Spelling बटन को क्लिक कीजिए अथवा Tools मेन्यू में Spelling आदेश दीजिए। शेष क्रिया एमएस-वर्ड तथा एक्सेल से मिलती जुलती है। 

स्पेलिंग की जाँच का कार्य प्रस्तुतीकरण की समस्त सामग्री भरने के बाद तथा फॉर्मेटिंग करने या डिज़ाइन टैम्प्लेट चुनने से पहले करना अच्छा रहता है, ताकि किसी शब्द के बदल जाने से स्लाइडों की सामग्री अस्त-व्यस्त न हो जाए। 

टेक्स्ट को फॉर्मेट करना (Formatting Text):-

पावर पॉइंट प्रत्येक प्रस्तुतीकरण के लिए फॉण्ट, रंग, आकार आदि स्वयं तय कर लेता है, लेकिन आप चाहें तो किसी भी स्लाइड या सभी स्लाइडों के लिए इसे छोड़कर अपनी अलग स्टाइल तय कर सकते है। इस कार्य में फॉर्मेटिंग टूल बार के बटनों, कुंजी पटल के शॉर्टकट आदेशों या Format मेन्यू के Font आदेश का प्रयोग करते है। ये सभी साधन एमएस-ऑफिस के अन्य सभी प्रोग्रामों से मिलते जुलते है। 

पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे
टेक्स्ट को फॉर्मेट करना

आप जिस टेक्स्ट को फॉर्मेट करना चाहते है सबसे पहले उसे चुन लीजिए और उचित आदेश जारी कीजिए या उचित बटन क्लिक कीजिए। यह कार्य आप किसी भी व्यू में रहकर कर सकते है। यदि आवश्यक हुआ तो पावर पॉइंट आपसे व्यू बदलने के लिए कहेगा। 

पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे
पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे

किसी टेक्स्ट को फॉर्मेट करने का सबसे प्रमुख साधन Format मेन्यू का Font आदेश है, जिसमें आप एक साथ सभी सेटिंग कर सकते है। टेक्स्ट चुनने के बाद यह आदेश देने पर फॉण्ट का डायलॉग बॉक्स प्राप्त होता है। 

इस डायलॉग बॉक्स में आप फॉण्ट चुनने के अलावा टेक्स्ट की स्टाइल, आकार, रंग तथा विशेष प्रभावों की सेटिंग एक साथ कर सकते है। 

रंग बदलना (Changing Colours):-

किसी टेक्स्ट का रंग बदलने के लिए या तो फॉण्ट के डायलॉग बॉक्स में Color लिस्ट बॉक्स के तीर को क्लिक कीजिए या Text Color बटन के तीर को क्लिक कीजिए। 

पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे
पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे

अब आप इस कलर पैलेट में दिखाए गए रंगों में से किसी को चुनकर क्लिक कर सकते है, जो आपके टेक्स्ट पर लागू हो जाएगा। यदि आप इन रंगों से संतुष्ट न हो, तो अन्य रंग देखने के लिए More Colors… को क्लिक कीजिए। 

इस डायलॉग बॉक्स को स्टैण्डर्ड टैब शीट में सैकड़ो रंग दिखाए गए है। आप इनमें से कोई भी रंग क्लिक करके चुन सकते है। अपना चुनाव करने के बाद OK बटन को क्लिक कीजिए। जिससे वह रंग आपके टेक्स्ट पर लागू हो जाएगा।

छापा बदलना (Changing Case):-

पावर पॉइंट में आप किसी भी टेक्स्ट का छापा बदल सकते है अर्थात छापे के छोटे अथवा बड़े अक्षर चुन सकते है। इसके लिए टेक्स्ट चुनने के बाद Format मेन्यू का Change case आदेश दीजिए। इसके बाद डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। 

इस डायलॉग बॉक्स में 5 विकल्प है। आप इनमे से किसी भी विकल्प के रेडियो बटन को सेट करके OK बटन क्लिक कर सकते है। जो आपके चुने हुए टेक्स्ट पर लागू हो जाएगा। 

पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे
पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे

बुलेट चिन्ह चुनना (Selecting Bullets):-

पावर पॉइंट में आप किसी किसी बुलेट सूची के लिए बुलेट चिन्ह के रूप में किसी भी फॉण्ट का कोई भी चिन्ह या प्रतीक चुन सकते है और उसका मनचाहा आकार और रंग भी तय कर सकते है। इसके लिए पहले उन बुलेट आइटमों को चुनिए। जिनका बुलेट चिन्ह आप बदलना चाहते है। फिर Format मेन्यू में Bullets and Numbering आदेश दीजिए। इस तरह बुलेट तथा नंबरिंग का डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। इस डायलॉग बॉक्स में बुलेटों के कई नमूने दिए गए है, जिसमें से किसी को आप क्लिक करके चुन सकते है, जो OK बटन को क्लिक करते ही वह नमूना आपके द्वारा चुने हुए बुलेट आइटमों पर लागू हो जाएगा। 

पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे
बुलेट चिन्ह चुनना

यदि आप इन नमूनों से संतुष्ट न हों तो दूसरे बहुत से चिन्हों के लिए इस डायलॉग बॉक्स का Character बटन क्लिक कीजिए, और डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। 

पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे
पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे

इस डायलॉग बॉक्स में पहले एक फॉण्ट चनिए, सामान्यतया बुलेट लिस्टों में प्रयुक्त होने वाले चिन्ह Monotype Sorts या Wingdings फॉण्ट में उपलब्ध होते है। आप किसी भी चिन्ह को चुन लीजिए और उसको बड़े आकार में देखने के लिए क्लिक कीजिए। यदि आप इससे संतुष्ट हो तो OK बटन क्लिक कीजिए। ऐसा करते ही आपके द्वारा चुना हुआ चिन्ह चुनी हुई बुलेट आइटमों पर लागू हो जाएगा। आप चाहें तो इसी डायलॉग बॉक्स में बुलेट चिन्ह का रंग और आकार भी तय कर सकते है। 

टेक्स्ट को सीध में लगाना (Aligning Text):-

पावर पॉइंट में आप किसी भी टेक्स्ट को दाएं (Right), बाएं (Left), बीच में (Center) या दोनों ओर (Justify =) लगा सकते है, ठीक उसी तरह जिस तरह वर्ड में किया जाता है। इनमें से कुछ कार्यों के लिए फोर्मटोंग टूल बार में वैसे ही बटन भी उपलब्ध है, लेकिन ये सभी विकल्प Format मेन्यू के Alignment आदेश के मेन्यू में उपलब्ध होते है। 

पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे
टेक्स्ट को सीध में लगाना

किसी टेक्स्ट को चुनकर इनमें से कोई विकल्प देने पर वह टेक्स्ट उस विकल्प के अनुसार सेट कर दिया जाता है। यहां यह सावधानी रखना आवश्यक है कि इस प्रकार सेट करने से शब्दों के बीच में अनावश्यक खाली स्थान न हो जाए, इससे बचने के लिए या तो शब्दों को हाइफ़ल करके बड़ा बनाइये या फिर केवल Left विकल्प को चुनिए। 

Source:  Wikipedia
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